Tadi sore iseng saya mengecek database sistem cuti yang mulai launching 7 Februari 2014. Berarti Sudah 7 bulan lebih sistem ini running dan dipakai seluruh karyawan MUC.
Sistem cuti ialah sistem yang mengakomodasi karyawan dalam mengambil hak cuti melalui sebuah sistem. Karyawan input dan Manager Approve.
Sistem ini merubah dari cuti manual memakai kertas, karyawan isi form di kertas tanda tangan manager dan serahkan HRD. HRD input ke Excel. Jika karyawan ingin tahu sisa hak cutinya maka tanya HRD.
Nah Sistem cuti tidak memakai kertas. Karyawan masuk ke sebuah sistem , login , milih tanggal dan isi keterangan.
Klik submit. Nanti Manager saat membuka sistem akan muncul nama kita yang mengajukan cuti, manager punya otoritas approve atau reject. Jika approve otomatis akan mengurangi hak cuti kita dan kita pun bisa melihat berapa sisa cuti kita.
Keuntungan sistem ini diantaranya :
1. Efisiensi waktu dan tenaga, kita tidak perlu beranjak dari tempat duduk ke HRD meminta form kertas untuk mengajukan cuti, tinggal duduk di kursi membuka sistem isi form cuti di sistem dan klik submit.
Tanpa kita beranjak dari tempat duduk kita bisa mengajuka cuti, tidak capek dan waktu kita bisa kita gunakan untuk mengerjakan pekerjaan kita.
2. Efisiensi kertas, Hari tadi (atau kemarin) Ahad 21 September 2014 saya masuk kantor lembur, setelah Shalat Ashar iseng saya membuka database cuti .
Saya agak terkejut ternyata datanya mencapai 1500 , pas 1500 , baik cuti tahunan atau izin . Di MUC ada izin sakit izin keluarga sakit dan izin lainnya tanpa mengurangi cuti tahunan. Dan total data 1500 selama 7 bulan 14 hari.
Kalau data cuti 1500 record berarti selama ini sudah menghemat kertas 1500 pcs. Penghematan kertas yang luar biasa. Secara tidak langsung mempraktekan “Go Green”.
3. Efisiensi waktu di HRD, kalau sebelumnya memakai kertas hrd perlu nginput data yang di kertas ke excel dan menjawab pertanyaan2 karyawan : “Berapa sisa cuti saya ya bu” hrd buka file excel nyari dan menjawab.
Sekarang tidak perlu, karyawan sendiri yang input ke sistem dan karyawan bisa melihat sendiri berapa sisa hak cutinya.
Hrd hanya memonitoring atau memantau. Hrd menjadi lebih punya banyak waktu. Hasilnya Hrd bisa mengerjakan pekerjaan2 yang lebih penting dan prioritas.
4. Karyawan bisa melihat sendiri sisa cutinya. Ini sangat membantu kita yang ingin tahu sisa cuti kita, sehingga sebelum mengajukan cuti kita bisa melihat tinggal berapa hari sih jatah cuti kita.
Sebelumnya kita perlu tanya hrd berapa sisa cuti kita. Hrd buka file excel dan jawab pertanyaan kita.
Kini kita bisa melihat sendiri di sistem berapa hari sisa jatah cuti kita, sudah berapa hari jatah cuti yang kita ambil dan di tanggal kapan saja. data2 tsb tersimpan rapi di database.
Para manager juga bisa melihat berapa sisa cuti seluruh anggota tim nya, sehingga sebelum approval cuti yang pending manager bisa melihat sisa cuti.mereka sebagai bahan pertimbangam disetujui atau tidak.
Yang masih membuat saya terkesan sampai sekarang ialah penghematan kertas 1500. Kalau begini kerasa betapa manfaatnya Teknologi Informasi.
Kesimpulan:
Teknologi Informasi kalau digunakan dengan baik dan tepat bisa sangat bermanfaat dan memudahkan pekerjaan manusia. Mari kita manfaatkan teknologi informasi dengan benar dalam kehidupan kita.
Jakarta, 22 September 2014
01:41
Di kamar yang indah
Mahrizal 